Mijn werkwijze voor resultaatgericht verbeteren

Met mij als interim-manager, projectmanager of analist en adviseur haal je ook mijn werkwijze in huis. Die kenmerkt zich door een resultaatgerichte aanpak waarbij niet de cijfers, maar de mensen centraal staan. Om het gezamenlijke doel te bereiken, verbind ik afdelingen, functies en taken binnen de organisatie. Ik neem de medewerkers nadrukkelijk mee in de veranderingen en leer ze tot slot hoe zij mijn aanpak zelfstandig kunnen voortzetten.

Een organisatie waar ontwikkeling mogelijk is, slaat eenvoudiger een nieuwe richting in dan een organisatie die stilstaat. Daarom is het fijn als alle spelers meebewegen, van bestuur en top tot uitvoerende medewerkers én organen zoals de medezeggenschapsraad. Tegelijkertijd zie ik organisaties als een ‘systeem’ waarbij alles met elkaar samenhangt: ingrijpen op de ene plek heeft gevolgen voor een andere plek. Ik zie snel hoe de lijntjes lopen, wat de verbindingen zijn en hoe je hiermee invloed kunt uitoefenen. Daarbij combineer ik bottom-up met top-down; veranderen als organisatie is immers een samenspel waarbij alle radertjes in elkaar moeten grijpen.

Mijn werkwijze in zes stappen

Doorgaans roept een organisatie mijn hulp in omdat er een probleem ligt. Nog voordat ik me op een eventuele oplossing richt, tracht ik het doel scherp te krijgen: ‘het waarom’. Wat is de vraag achter de vraag? Welke bedoeling heeft de organisatie? Wat zijn hun missie, visie en strategisch beleid? Alleen met de focus op het juiste doel kan ik gericht werken aan de juiste oplossing.

Ik vind het belangrijk om de organisatie en haar probleem vooraf te leren kennen en begrijpen. Daarom start ik met het zonder oordeel verzamelen van zoveel mogelijk informatie op basis van documenten, interviews met alle betrokkenen, observaties, klant- en medewerkersonderzoeken en bedrijfsresultaten. Zo zie ik als interim-manager van dichtbij zelf wat er op alle niveaus gebeurt en vorm ik mijn eigen mening.

Nu het ‘waarom’ duidelijk is en ik alle benodigde informatie en input heb verzameld, neem ik afstand en zoom ik uit om de analyse te maken. Hierbij breng ik mijn persoonlijke expertise en ervaring mee. Zo ben ik een systeemdenker en heb ik kennis van financiën en van alle aspecten van een bedrijfsvoering. Een visuele verbeelding van de analyse laat alle betrokkenen in één oogopslag zien wat er aan de hand is.

Uit mijn analyse volgt een advies voor een concrete aanpak. Ik vind het belangrijk dat die aanpak herkenbaar is voor en wordt geaccepteerd door de opdrachtgever en (vooral ook) de betrokken medewerkers. Mijn advies heeft als doel om te zorgen dat de mensen ook na mijn interim-periode met de gekozen aanpak verder kunnen.

Als interim-manager en projectleider zorg ik voor de daadwerkelijke uitvoering van de voorgestelde aanpak. Ik ga samen met de medewerkers aan de slag, maak de verwachtingen duidelijk, geef het voorbeeld en ondersteun ze. Soms betekent dit extra scholing, de overgang naar een andere plek of zelfs afscheid nemen. Zo maken we samen de ontwikkeling en veranderingen mogelijk en ontstaat op een organische manier eigenaarschap bij alle betrokkenen.

Doordat ik vooral grote en complexe trajecten begeleid, is de uitvoering bij mij nooit een rechte lijn van A naar B, maar altijd een flexibel proces. Onderweg kom ik daarbij vaak onverwachte zaken tegen, zoals een afdeling of medewerker die meer tijd nodig heeft of een onvoorziene coronacrisis. Daarom stuur ik bij als we de oorspronkelijke doelen niet halen, altijd in overleg met de opdrachtgever en de andere betrokkenen.

Mijn werkwijze: geïnspireerd door oudgrootvader Eise Eisinga

De Friese wetenschapper en amateurastronoom Eise Eisinga is mijn oudgrootvader (de opa van de opa van mijn opa). Hij leefde van 1744 tot 1828. In het centrum van Franeker staat nog altijd zijn Eise Eisinga Planetarium. Toen ik me in zijn werkwijze verdiepte, zag ik veel overeenkomsten. Dit maakt Eise Eisinga tot een inspiratiebron voor mij. Zijn aanpak illustreert bovendien goed hoe ik bij opdrachten zelf te werk ga.

In een notendop: een organisatie vraagt mij binnen als er een probleem is, ik verzamel informatie en haal input op bij de mensen zelf, daarna verbeeld ik dit zodanig dat de mensen er uiteindelijk zelfstandig mee verder kunnen. Dit is precies wat Eise Eisinga met zijn planetarium heeft gedaan! Voor wie het leuk vindt, volgt hieronder een meer gedetailleerde vergelijking.

Eise Eisinga versus Edwin Zimmerman

De hoogbegaafde Eise Eisinga mocht als kind niet naar de Latijnse School omdat hij was voorbestemd wolkammer te worden, net als zijn vader. Van kennissen van zijn vader leerde hij rekenkunde en via zelfstudie verdiepte hij zich in de astronomie. Daarbij kwam de nabijheid van de universiteit van Franeker hem goed van pas.

Ik blijf me ontwikkelen en blijf leren, ook als het tegenzit, en heb een brede interesse voor het geheel.

Ik ben zakelijk ingesteld en internationaal georiënteerd.

Eise Eisinga was een internationaal opererende zakenman. Hij had meerdere mensen in dienst en dreef handel met Amerika.

In de vroege ochtend van 8 mei 1774 stonden Mercurius, Venus, Mars, Jupiter en de maan dicht bij elkaar aan de hemel. Een predikant uit Bozum voorspelde in een krantenartikel dat de aarde door de onderlinge krachten van deze hemellichamen uit haar baan geslingerd zou worden en in de zon zou verbranden. Dit zorgde voor veel onrust onder de bevolking.

De klantvraag ontstaat als er een probleem is. Door bijvoorbeeld misinformatie en gebrek aan inzicht worden verkeerde conclusies getrokken, wat onrust veroorzaakt.

Ik kom met kennis en schep een duidelijk beeld waarmee de organisatie als geheel verder kan. Het helpt om de werkelijkheid met een model te visualiseren. Alles is wat mij betreft een samenhangend systeem. Als ik er niet meer ben, werkt de nieuwe aanpak nog steeds; er is iets structureel veranderd.

Eise Eisinga begreep dat die onrust niet nodig was. Hij wilde de mensen een realistisch beeld geven en bouwde in zijn woonkamer een model van het zonnestelsel. Tot op de dag van vandaag volgt zijn model nauwkeurig de banen van de zes planeten uit ons zonnestelsel. Zijn planetarium is daarmee het oudste nog werkende planetarium ter wereld.

In eerste instantie had Eise Eisinga de berekeningen van zijn planetarium zo gemaakt dat de door een Friese staartklok aangedreven slinger in de bedstee uitkwam. Dat mocht niet van zijn vrouw. Flexibel als hij was, maakte Eise nieuwe berekeningen – op een leitje, met een krijtje – om de slinger korter te maken.

De uitvoering van mijn aanpak is altijd gestructureerd én flexibel. Aan de hand van situaties en obstakels die we onderweg tegenkomen, pas ik de plannen in overleg met de opdrachtgever en direct betrokkenen gaandeweg aan. Uiteraard zonder daarbij het doel uit het oog te verliezen.

Ik ben ervan overtuigd dat kennis de mens en de samenleving kan verbeteren.

Net zoals veel andere burgers in zijn tijd was Eise Eisinga geïnspireerd door de Verlichting. Als verlichtingsdenker geloofde hij dat mens en samenleving zich konden verbeteren dankzij kennis.

Eise Eisinga was tevens een patriot. Hij en de andere patriotten hechtten sterk aan democratie en verzetten zich tegen de alleenheerschappij van de toenmalige stadhouder Willem V van Oranje-Nassau.

Ik ga altijd democratisch te werk. Wat ik doe en laat zien, haal ik op bij de betrokkenen in de organisatie en toets ik weer bij ze voordat ik verderga. Mijn (eigen) oordeel stel ik hierbij zo lang mogelijk uit.

Mijn visie is dat individuen vrij zijn om hun eigen keuzes te maken. Ik help ze daarbij door ze inzicht te geven in zichzelf en in de omgeving waarvan ze onderdeel zijn. Communicatie en samenwerking zijn hierbij essentieel.

Eise Eisinga en de andere patriotten waren beïnvloed door filosoof Jean Jacques Rousseau en zijn ideeën over volkssoevereiniteit en de algemene wil. Hun ideale staatsvorm was een democratie waarbij sprake was van een verdrag van vrije individuen die samen besluiten een gemeenschap te vormen.

Eise Eisinga overlijdt in 1828 op 84-jarige leeftijd. De werking van zijn planetarium beschrijft hij in zijn testament. Nog steeds toont het Eise Eisinga Planetarium in zijn voormalige woonkamer de actuele stand van de planeten en volgen de beheerders zijn instructies.

Ik borg mijn resultaten door de besluitvorming van de organisatie te doorlopen en een rapport of werkinstructie na te laten. Zo blijft er ook na mijn vertrek altijd iets tastbaars achter.

Benieuwd naar wat ik met mijn werkwijze voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem direct contact met mij op