Wil je met je organisatie procesverbeteringen doorvoeren of betere resultaten behalen op een groot project? Vaak zijn dit veelomvattende trajecten die baat hebben bij een gestructureerde en toch flexibele aanpak. Of je het nu projectmanagement, procesverbetering of programmamanagement noemt; ik heb op interim-basis al diverse omvangrijke opdrachten gecoördineerd en met succes afgerond.
Kenmerkend aan mijn aanpak is dat ik alle communicatie afstem op de doelgroep. Ik betrek iedereen zoveel mogelijk bij het proces en heb daarbij aandacht voor hun behoeften, terwijl ik tegelijkertijd begrip en draagvlak creëer voor de benodigde veranderingen. Voor de betrokkenen binnen en rondom het project is zo goed duidelijk wat er wanneer van ze wordt verwacht. Daarbij stuur ik altijd op het projectresultaat, zonder de context uit het oog te verliezen. Mijn doel is om structurele veranderingen door te voeren die blijven functioneren, ook als het verbetertraject is afgerond en ik er niet meer bij ben.
Voorbeeldopdracht: invoering nieuw allocatiemodel bij een hbo-instelling
Bij een grote hbo-instelling moest voor de binnenkomende rijksbijdragen een nieuwe verdeelwijze worden bepaald. Er waren veel verschillende spelers bij betrokken, tussen de faculteiten moest met miljoenen worden geschoven en het allocatiemodel moest voor de start van het nieuwe begrotingsjaar klaar zijn. Een omvangrijk en ingewikkeld project dat ik als verantwoordelijke projectmanager heb getrokken, van het formuleren van de opdracht tot het afronden van de inrichting. Ondanks de tijdsdruk en diverse complicaties werd de nieuwe verdeelwijze binnen een jaar op tijd en naar ieders tevredenheid ingevoerd.
Om dit project te laten slagen, ging ik eerst met alle directeuren, decanen, controllers, het college van bestuur en de medezeggenschapsraad om de tafel. Ik hield interviews en ontdekte dat de behoeften van de betrokkenen allesbehalve op één lijn lagen. Door de verschillende wensen inzichtelijk te maken (heel concreet en visueel, door ze stickertjes in vlakken te laten plakken) concludeerden ze zelf dat er water bij de wijn moest om de doelen te behalen. Samen met een inhoudelijk betrokkene maakte ik een voorstel voor een goede manier van werken. We zijn dit plan gaan ‘verkopen’ en pasten het na gesprekken waar nodig gaandeweg aan. Heel belangrijk was de ingebouwde overgangsperiode, waardoor iedereen rustig aan de nieuwe werkwijze kon wennen. Het ingevoerde nieuwe allocatiemodel werkt nog volop.
Voorbeeldopdracht: invoering SAP BPC bij een hbo-instelling
Dezelfde hbo-instelling had nog een grote procesverbetering op de plank liggen: de invoering van softwaresysteem SAP BPC (Business Planning and Consolidation) voor het stroomlijnen van de planningsprocessen en het maken van begrotingen. Dit ingewikkelde ICT-project omvatte diverse planningstools die moesten werken voor alle faculteiten en diensten. Als coördinator heb ik dit project qua planning en organisatie gestructureerd en met werkgroepen aangepakt. Toch was onze werkwijze flexibel, doordat we gaandeweg aanpassingen deden aan de hand van wat we onderweg tegenkwamen.
Eerst ging ik met alle betrokkenen in gesprek en keek ik hoe we de wensen en benodigdheden gemakkelijk konden vertalen naar het systeem. Daarna zijn we het gaan bouwen. Het SAP-systeem ging pas echt ‘leven’ en goed werken dankzij de vele testdagen waarin we zaken uitlegden en intensief met de betrokkenen overlegden. Ook het maken van een gebruikershandleiding gaf vertrouwen: hierin lazen de medewerkers hoe het systeem werkte en ze zagen dat het project professioneel was aangepakt. De evaluatie na het eerste begrotingsproces was bijzonder positief. De betrokkenen waren enthousiast en gaven zowel het neergezette SAP-systeem als de wijze waarop een ruime voldoende.
Heb je vragen over mijn eerdere projecten of wil je zelf procesverbeteringen doorvoeren?
